ビジネスや学校など、あらゆるシーンで使われる文書ファイル形式「PDF」と「Word」。どちらも非常に便利ですが、目的や使い方によって適切な形式は異なります。本記事ではPDFとWordの違いを初心者にもわかりやすく解説し、用途別のベストな使い分け方法を紹介します。
目次
PDFとWordの違いを比較表で確認
以下の表に、両者の主な違いをまとめました。
| 項目 | Word | |
|---|---|---|
| 編集のしやすさ | ×（基本は不可） | ◎（自由に編集可能） |
| 表示の安定性 | ◎（すべての環境で同じ表示） | △（フォント・環境依存あり） |
| セキュリティ | ◎（パスワード保護・署名あり） | △（編集が容易で改ざんの可能性あり） |
| 共同編集 | △（基本不可） | ◎（リアルタイム共同編集可能） |
| 用途 | 配布・保存用 | 作成・編集用 |
PDFとは？特徴と使いどころ
PDF（Portable Document Format）は、Adobe社が開発したファイル形式で、「どのデバイスでも同じように表示できる」ことを目的に作られました。
主な特徴
- レイアウトやフォントが崩れずに表示される
- 閲覧専用で、意図しない編集がされにくい
- パスワードや電子署名によるセキュリティ設定が可能
- 無料のPDFリーダーでどの環境でも閲覧できる
PDFの使いどころ
PDFは「完成された文書を相手に渡す」場面に最適です。例として、契約書・取扱説明書・申請書・履歴書などがあります。
Wordとは？特徴と使いどころ
WordはMicrosoftが提供する文書作成ソフト「Word」のファイル形式（主に.docx）を指します。
主な特徴
- 自由に編集・加筆・削除が可能
- 表、画像、箇条書き、見出しなどの書式機能が豊富
- 他の人と共同編集が可能（Microsoft 365やGoogleドキュメント）
- ファイル形式はdocxが主流（旧形式はdoc）
Wordの使いどころ
Wordは「文書を作成・編集中」の段階で活躍します。議事録、レポート、企画書、マニュアルのドラフトなどに向いています。
PDFとWordの使い分け例
以下は具体的な場面ごとの使い分け例です。
- 履歴書や申請書を提出：PDF
- 報告書の草稿を上司に提出：Word
- マニュアルや説明書を配布：PDF
- プロジェクトの進捗資料を共有・編集：Word
- 契約書や見積書の確定版：PDF
WordからPDFへの変換方法
文書を完成させたあとにPDFで保存したい場合、以下の手順で簡単に変換できます。
- Wordでファイルを開く
- 「名前を付けて保存」または「エクスポート」
- ファイルの種類で「PDF」を選択
- 保存ボタンをクリック
これで、編集不可の配布用ファイルとして活用できます。
まとめ：PDFとWordを賢く使い分けよう
PDFとWordは、それぞれ役割が異なる便利な文書形式です。ポイントは以下の通り：
- Word：作成・編集・共同作業に最適
- PDF：配布・保存・セキュリティ重視に最適
この違いを理解し、シーンに応じて正しく使い分けることで、業務効率も文書の信頼性もアップします。
